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企業のマイナンバー対策 よくあるQ&A


回答者:社会保険労務士 渡慶次佳朗氏(グスクード社会保険労務士事務所代表)

Q、マイナンバーの提供を受けるたびに、本人確認を行う必要があるのですか?

原則としては必要となります。ただし、2回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、会社が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できる場合は、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

Q、従業員の扶養家族のマイナンバー取得にも、事業主の本人確認が必要ですか?

従業員本人が扶養親族の個人番号を記載して会社に提出する場合には、会社は扶養親族の本人確認と委託先の監督義務は不要です。ただし会社が国民年金3号被保険者となる配偶者の手続きを従業員を通して行う場合には、原則として配偶者が従業員にマイナンバーに関する事務を委任することになるので、配偶者から従業員への委任状が必要となります。

Q、退職した年金受給者にも本人確認は必要ですか?

退職した年金受給者に関しても、関連する社会保障、税分野の手続きがある場合には、番号取得のほかに本人確認の手続きが必要です。退職に関連して発生する具体的な手続きとしては、雇用保険・社会保険の喪失手続きと退職所得の源泉所得税の申告等が考えられます。

Q、従業員以外でマイナンバーが必要になる対象者は?

従業員以外の収集対象者としては、下記の方々が考えられます。
① 従業員の扶養家族
② 不動産の使用料金の支払先
③ 士業等、外部の報酬支払先
④ 配当の支払い先
また従業員については、パート・アルバイト等の非正規社員も収集の対象となります。

Q、マイナンバーの管理期間は決まっているのでしょうか?

マイナンバーが記載された書類の保管も「必要な範囲で」行い、年限が過ぎたら廃棄しなければなりません。保管する期間については、各法律によって法定の年限が異なります。主なものを上げると下記のとおりです。
源泉徴収関係:7年
雇用保険被保険者資格関係:4年
その他雇用保険関係:2年
労働保険徴収・給付関係:3年
徴収法を除く労災保険関係:3年
健康保険・厚生年金関係:2年
*保存期間の起算日は手続きの「完結の日」ですが、源泉徴収関係の起算日は「法定申告期限」となっています。

Q、マイナンバーが漏えいした際の罰則規定は?

マイナンバーの取り扱いに関する罰則は下記のとおりです。

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 両罰規定→違法行為の行為者だけでなく、法人、または代表者・管理人・使用人・代理人も罰金が科される

Q、グループ会社、子会社の従業員のマイナンバーは、本社が一括管理できるのでしょうか?

同一の法人内であれば、本社が一括管理できますが、別法人となる場合は、グループ会社や子会社であっても分けて管理する必要があります。例えば、グループ会社間で共有のデータベースを利用している場合は、他の会社の端末から自社の社員のマイナンバーを参照できないようにする必要があります。また関連会社間での転籍や出向についても、新たに本人確認をしてマイナンバーを取得する必要があります。

Q、マイナンバーは、変更も可能ですか?

一度付番された番号は、原則として生涯変わらないことになっています。ただし、紛失や盗難等により番号情報に漏洩、盗用の恐れがある場合には、市町村は新しい番号を付番し、対象者に新しい番号を伝えることになっています。

 

 

 


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